Falsche Fassung einer Unterlage
So fängt die Software es ab
Jede Datei hängt am Vorgang, mit Datum und Absender. Die neueste gilt, die älteren bleiben sichtbar.
Lösungen/Kunden- und Mitarbeiterportale
05 · Kunden- und MitarbeiterportaleKunden und Kollegen erledigen es selbst. Ohne Anruf, ohne Rückfrage.
Ein Portal, in dem Kunden Termine sehen, Unterlagen hochladen und Freigaben geben. Und eine Oberfläche, die Mitarbeitern sagt, was heute zu tun ist. Jeder sieht genau das, was seine Rolle erlaubt.
- SchnellerAuskunft ohne Telefonat
- SichererRechte je Rolle, Freigabe mit Zeitstempel
- EinfacherDie Software sagt, was heute dran ist
Für wen
Kennen Sie das? Drei Situationen aus dem Alltag.
01
Das Telefon klingelt für Auskünfte
Wann kommt der Techniker? Ist meine Rechnung raus? Fragen, die eine Software beantworten könnte.
02
Unterlagen per Mail hin und her
Pläne, Fotos, Nachweise kommen als Anhang. Welche Fassung gilt, weiß am Ende keiner.
03
Neue Kollegen fragen jeden Tag dasselbe
Wo finde ich den Auftrag? Was ist heute dran? Wer muss das freigeben?
So läuft es ab
Derselbe Ablauf, zweimal erzählt.
Erst, wie es in vielen Betrieben heute läuft. Dann derselbe Ablauf mit der Software. Ein typisches Beispiel, vereinfacht.
Vorher5 Schritte · 2 Fehlerquellen · 1 Wartezeit
- Kunde ruft an und fragt nach dem StandWartezeit
- Jemand sucht im System und ruft zurückHandarbeit
- Unterlagen kommen als MailanhangHandarbeit
- Fassungen werden verwechseltFehlerquelle
- Freigabe per Mail, irgendwo im PostfachFehlerquelle
Mit der Software5 Schritte · 1 Prüfung · 1 Freigabe durch Sie
- Kunde sieht den Stand im Portalautomatisch
- Upload direkt am Vorgang, mit Datumautomatisch
- Pflichtunterlagen geprüft, Fehlendes angezeigtgeprüft
- Freigabe per Klick, im ProtokollIhre Freigabe
- Mitarbeiter sehen, was heute zu tun istautomatisch
Was Sie bekommen
Sechs Bausteine. Konkret, nicht ungefähr.
Das gehört zur Lösung. Welcher Umfang für Ihren Betrieb sinnvoll ist, klären wir im Prozess-Check.
Your Zolution · Projekt mit Change Requests
- 01Rollen und RechteJede Rolle sieht nur ihren Bereich. In Your Zolution etwa Inhaber, Mitarbeiter und Steuerberater.
- 02KundenseiteTermin, Stand, Unterlagen. Wo es passt, auch ohne Anmeldung über einen persönlichen Link.
- 03Uploads am VorgangFotos, Pläne und Nachweise landen direkt beim richtigen Auftrag, nicht im Postfach.
- 04FreigabenAngebot, Plan oder Änderung: Der Kunde gibt per Klick frei, mit Zeitstempel.
- 05PostfachNachrichten am Vorgang statt verstreut in Mails, für Kunden und Team.
- 06Arbeitsliste für heuteDie Mitarbeiteransicht zeigt, was ansteht. Neue finden sich ohne lange Einweisung zurecht.
Wo Fehler verschwinden
Drei Fehlerquellen. Und wie die Software sie abfängt.
Fehler entstehen dort, wo Menschen abtippen, kopieren und nachrechnen müssen. Genau das nimmt die Software ab.
Freigabe nicht auffindbar
So fängt die Software es ab
Freigaben passieren im Portal und stehen im Protokoll. Niemand muss im Postfach suchen.
Zu viel gesehen
So fängt die Software es ab
Rechte je Rolle. Der Steuerberater sieht die Buchhaltung, der Kunde nur seinen Auftrag.
Beispiele
So sieht das gebaut aus.
Mit ehrlichem Stand: im Einsatz, Vorschau, Prototyp oder Musterlösung.
Your Zolution
Standzeit
LeitwerkFragen
Was vor dem ersten Gespräch gefragt wird.
Müssen sich Kunden registrieren?
Nicht unbedingt. Oft reicht ein persönlicher Link, wie bei der Kundenseite im Technikerplan für einen Poolbauer. Wo es um sensible Daten geht, gibt es eine Anmeldung.
Sieht jeder alles?
Nein. Rechte werden je Rolle vergeben, und jede Änderung steht im Protokoll.
Läuft das auf dem Handy?
Ja, im Browser, ohne App-Store. Für Mitarbeiter unterwegs kann es auch ohne Netz arbeiten und später abgleichen.
Was kostet ein Portal?
Das hängt an Rollen und Funktionen. Im Prozess-Check klären wir den Umfang und nennen danach einen Festpreis.
Im Zusammenspiel
Ein Baustein von neun. Hier arbeitet er im Ablauf.
Ein Vorgang läuft vom Eingang bis zur Auswertung. Das ganze Zusammenspiel ansehen
- 01EingangKunde lädt Unterlagen hoch
- 02Prüfung
- 03FreigabeKunde gibt das Angebot frei
- 04Buchung
- 05AuswertungKunde sieht den Stand
01ProzessautomatisierungAnfrage, Auftrag, Rechnung: ein Ablauf statt fünf Programme.02KI-Assistenten mit FreigabeAssistenten lesen und bereiten vor. Entscheiden tut ein Mensch.03Belege und E-RechnungBelege lesen, Konten vorschlagen, Bank abgleichen, sauber übergeben.04Einsatz- und RessourcenplanungTechniker, Fahrzeuge, Termine und Kunden auf einer Plantafel.06Cockpits und KennzahlenEin Cockpit, das aus den echten Vorgängen rechnet, mit Frühwarnung.07Schnittstellen und DatenabgleichIhre Programme tauschen Daten aus, genau einmal und mit Protokoll.08Fertigung und digitaler ZwillingDie Linie Stufe für Stufe im Rechner, mit gemessenem Takt.09Websites und ShopsDie Außenseite eines sauberen Ablaufs: Anfragen kommen vollständig an.
Prozess-Check
Wo hakt es bei Ihnen?
Wir gehen einen Ablauf mit Ihnen durch und zeigen, wo Zeit und Fehler entstehen. Danach wissen Sie, was sich lohnt und was es kostet.