Arbeiten/Your Zolution
Your Zolution ist unser eigenes Business-Cockpit, im eigenen Einsatz. Es führt vom ersten Gespräch bis zum Buchungsstapel fürs Steuerbüro, läuft lokal und braucht keine Cloud.
Angebot in der Textverarbeitung, Stunden in der Tabelle, Rechnung im dritten Programm. Jede Übertragung kostet Zeit und ist eine Gelegenheit für einen Zahlendreher.
JetztDer Scope wird zur Rechnung. Positionen, Stunden und Change Requests sind schon da.
Kontoauszug neben der Rechnungsliste, Zeile für Zeile verglichen. Doppelt eingelesene Umsätze fallen erst auf, wenn die Summe nicht stimmt.
JetztEingänge werden Rechnungen automatisch zugeordnet, doppelte Umsätze erkannt.
Quittungen fotografieren, Lieferant und Betrag abschreiben, das Konto raten. Reverse Charge übersieht man genau einmal.
JetztFotos werden per Texterkennung gelesen, E-Rechnungen exakt. Das Konto wird vorgeschlagen.
Eine Behörde verlangt XRechnung mit Leitweg-ID. Fehlende Pflichtangaben fallen erst auf, wenn die Rechnung zurückkommt.
JetztPflichtangaben werden vor dem Festschreiben geprüft. Raus geht nur, was vollständig ist.
Umsatz, offene Forderungen, gewichtete Pipeline und Auftragsbestand auf einen Blick. Daneben die Liste „Zu erledigen“: Kontoumsätze zuordnen, Belege prüfen, überfällige Rechnungen erinnern, Entwürfe festschreiben.
Kunden stehen mit Ansprechpartnern und Gesprächsverlauf im System. Die Pipeline ist ein Kanban, das Volumen wird mit der Wahrscheinlichkeit gewichtet, damit die Planung nicht auf Hoffnung beruht.
Jedes Projekt hat einen Leistungsumfang mit Menge und Preis. Zusätzliche Wünsche laufen als Change Request mit eigener Freigabe, statt still im Projekt zu verschwinden.
Dazu eine Gantt-Timeline und die Stundenerfassung. Aus dem Scope entsteht mit einem Klick das Angebot oder die Rechnung, ohne dass eine Zahl abgeschrieben wird.
Rechnungen, Abschlags- und Schlussrechnungen. Beim Festschreiben bekommt jede Rechnung eine lückenlose Nummer, danach ist sie gesperrt. Korrigiert wird nur per Storno, so wie es eine Prüfung erwartet.
Jede Rechnung geht als ZUGFeRD/Factur-X nach EN 16931 raus, ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Für Behörden entsteht XRechnung 3.0 mit Leitweg-ID. Die Pflichtangaben werden vor dem Festschreiben geprüft.
Kontoauszüge kommen als CAMT.053, CAMT.052, MT940 oder CSV. Doppelte Umsätze werden erkannt, bevor sie die Summe verfälschen.
Zahlungseingänge werden den passenden Rechnungen automatisch zugeordnet. Wo es nicht eindeutig ist, macht das System Vorschläge mit Trefferpunkten, und wiederkehrende Fälle lassen sich als Regel festhalten.
Belege kommen per Drag and Drop oder direkt von der Handykamera. E-Rechnungen werden exakt aus dem XML gelesen, Fotos per Texterkennung: Lieferant, Datum, Beträge.
Das System schlägt das SKR03-Konto vor und erkennt Reverse Charge. Unsicheres wird als „zu prüfen“ markiert, statt still gebucht zu werden.
Der Abschluss-Check für Monat, Quartal und Jahr zeigt, was noch offen ist: nicht zugeordnete Umsätze, ungeprüfte Belege, Entwürfe. Dazu eine Vorschau der Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Am Ende steht ein ZIP fürs Steuerbüro mit DATEV-EXTF-Buchungsstapel. Die Kanzlei bekommt auf Wunsch einen eigenen Zugang in der Rolle Steuerberater.
Die Rolle Steuerberater sieht dieselben Daten, ändern kann sie nur, was ihr zusteht. Jede Änderung steht im Protokoll.
Im Prozess-Check führen wir Your Zolution mit Beispieldaten vor: Rechnung festschreiben, Kontoauszug abgleichen, Beleg prüfen. Danach wissen Sie, was davon zu Ihren Abläufen passt.
Vom Scope über die Rechnung bis zur Buchung, ohne eine Zahl abzuschreiben
Rechnungsnummern festgeschrieben, Korrektur nur per Storno, jede Änderung im Protokoll
Keine Cloud, nur Python, alle Daten in einem Ordner
Im Prozess-Check schauen wir uns einen Ablauf gemeinsam an und sagen ehrlich, was Software daran verbessert. Antwort innerhalb eines Werktags.
