Sieben Agenten von der Bestellung bis zum Versand. Entscheiden tut der Mensch.

Für die Süddeutsche Hülsenmanufaktur haben wir die Auftragsabwicklung als Kette von sieben Agenten entworfen und als Prototyp gebaut. Jeder Agent bereitet vor, ein Mensch gibt frei, jede Entscheidung steht im Protokoll.

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Auftragsagenten · Leitstand

7Agenten vom Eingang bis zum Rückstand

276echte Artikel im Prototyp

18Prüfungen der Kernlogik

4Anbindungen: DATEV, FileMaker, Bank, GLS

Ausgangslage

Was vorher Zeit und Fehler kostete.

Bestellungen auf drei Wegen

Aufträge kommen per E-Mail, als PDF und als Scan. Jeder wird von Hand gelesen und abgetippt, bevor überhaupt geprüft werden kann.

JetztAgent 1 liest den Eingang und legt einen Vorschlag an. Ein Mensch gibt frei.

Kaliber, die sich ähneln

8x57 JS, IS und IRS sehen auf dem Bestellzettel fast gleich aus. Eine Verwechslung heißt falsche Ware, Rücksendung, verärgerter Kunde.

JetztFeste Regeln ordnen zu. Was keine Regel eindeutig trifft, wird zur Rückfrage.

Vier Systeme, keine Verbindung

Auftrag in DATEV, Bestand in FileMaker, Zahlung auf der Bank, Versand bei GLS. Dazwischen Abschrift und Nachtelefonieren.

JetztDie Agenten reichen den Auftrag weiter. Gebucht, abgeglichen und abgebucht wird an der richtigen Stelle.

Export mit Sorgfaltspflicht

Lieferungen ins Ausland brauchen eine Exportprüfung. Im Tagesgeschäft ist das der Schritt, der am leichtesten untergeht.

JetztDie Exportprüfung bleibt immer beim Menschen. Sie ist in keiner Stufe abschaltbar.

Die Kette

Ein Auftrag, sieben Stationen. Jede mit Freigabe.

Jeder Agent übernimmt die Handarbeit einer Station und übergibt an den nächsten. Was er vorschlägt, wartet auf eine Entscheidung.

1EingangE-Mail, PDF und Scan lesen
2Erfassen und prüfenKaliber, Menge, Bestand, Export
3DATEV-AuftragAuftrag anlegen, Sammelimport
4RechnungRechnung erzeugen
5ZahlungAbgleich über FinTS
6Packen und VersandGLS, Bestand abbuchen
7RückstandFIFO, Fertigung anstoßen

Leitstand

Wo jeder Auftrag steht und was auf Sie wartet.

Der Leitstand zeigt die sieben Stationen mit ihren Zählern und darunter die Liste „Wartet auf Sie“: Vorschläge, die eine Freigabe brauchen, nach Station sortiert.

Ein Klick öffnet den Vorschlag mit allem, was der Agent gelesen und geprüft hat. Übernehmen, ändern oder zurückweisen, alles landet im Protokoll.

Kaliberregeln

Regeln statt Raten. Unklares wird zur Rückfrage.

Kaliberangaben werden über feste Regeln den 276 echten Artikeln zugeordnet. 8x57 JS, IS und IRS dürfen nie verwechselt werden, deshalb entscheidet keine Schätzung, sondern eine eindeutige Regel.

Trifft keine Regel eindeutig, rät der Agent nicht. Er formuliert eine Rückfrage an den Kunden und legt sie zur Freigabe vor. 18 Prüfungen sichern diese Kernlogik ab.

Eingang aus einer Bestellung

„8x57 JS, 200 Stück“Regel greift: 8x57 JS
„8x57 IS“Regel greift: 8x57 IS
„8x57 IRS“Regel greift: 8x57 IRS
„8x57, wie letztes Mal“Unklar: Rückfrage an den Kunden

Feste Zuordnungsregeln für alle 276 Artikel. Was keine Regel eindeutig trifft, wird nicht geraten, sondern zur Rückfrage.

Stufenmodell

Selbstständigkeit wird verdient. Nicht eingeschaltet.

Der Prototyp läuft in Stufe 1. Mehr Selbstständigkeit bekommt ein Agent erst, wenn das Protokoll zeigt, dass seine Vorschläge stimmen. Entschieden wird je Agent, vom Betrieb.

Stufe 1